Legal
At Hi Folks we want to give you as much control as possible over your personal information, including your registration data. So we let our users know how we may use personal information derived from their access to and use of the Hi Folks website and its services.
To successfully pursue its business activities, Hi Folks needs to process personal data about individuals. This may include prospective clients, customers, job seekers, journalists, vendors, investors, competitors, former employees and other people the organisation has a relationship with or may need to contact.
Hi Folks is committed to respecting the rights of the people whose personal data is being processed. The group is committed to complying with data protection regulations such as the General Data Protection Regulation ("GDPR") and the national laws of the countries in which it operates.
This privacy statement describes what personal data we collect, why we do it, how long we keep it and the rights you can exercise with regard to your personal data. It applies to all personal data submitted to Hi Folks via the website, by email, or by any other means.
The controller responsible for personal data and their processing is Émilie Grosjean.
If possible, we try to collect personal data directly from the person concerned. However, it may be necessary to collect personal data from third parties in the context of building future relationships (for example with customers or candidates).
In general, we may need to process all types of personal data to comply with applicable legal or regulatory requirements, relevant industry standards and our policies, and for litigation or defending claims. This includes:
Your personal data is kept in our information systems only for as long as is necessary for the purposes for which it was collected. It will be deleted once it is no longer needed by us and once all legal requirements have been met.
We will retain and use your personal data for as long as reasonably necessary to perform our agreements or to consider tenders, to comply with our legal obligations (such as accounting and tax obligations) and to resolve disputes or enforce our agreements. This means your personal data is held during our contractual relationship and for up to 10 years afterwards.
Application forms (CVs), interview notes and references of unsuccessful candidates are kept for 24 months following the closure of the hiring process. If we would like to stay in contact with an applicant who was not chosen, we will ask for their consent to keep the CV in our application pool for another two years.
In all cases, personal data may be kept for a longer period if there is a legal or regulatory reason to do so, or for a shorter period if the individual objects to the processing and there is no longer a legitimate purpose to retain it.
Hi Folks only processes your personal data if at least one of these grounds applies:
Hi Folks does not share your personal data with third parties, apart from:
In accordance with the GDPR, Hi Folks will respond within the GDPR-mandated time to your requests to exercise the following rights:
Hi Folks is transparent, providing you any information relating to the processing of your personal data via this privacy statement or specific notices at the time of collection.
You have the right to request a copy of the personal data that Hi Folks holds about you. We may require proof of identity before fulfilling such requests.
If the personal data that Hi Folks holds about you is inaccurate or incomplete, you have the right to ask us to update or rectify it.
You have the right to request Hi Folks to erase your personal data. We will delete it without undue delay if we have no legal reason or legitimate purpose to continue processing it.
In some specific cases, you have the right to ask Hi Folks to restrict how we process your personal data.
This right applies to personal data you have provided to Hi Folks, based on consent or for the performance of a contract. We will provide it in a structured, commonly used and machine-readable format to transmit to another controller, or transmit it directly where technically feasible.
You have the right to object to processing based on our legitimate interest or on public interest. We will discontinue the processing unless we can demonstrate compelling legitimate grounds which override your interests or rights, or for the establishment, exercise or defence of legal claims.
Where your consent was required, you have the right to withdraw it at any time. For example, you may stop receiving our newsletter by following the unsubscribe instructions in the emails.
You have the right to lodge a complaint with the competent supervisory authority if you consider that the processing of your personal data infringes this Privacy Policy or the GDPR.
You can exercise your rights by sending a request by email to raphael.cardon@hifolks.agency or by using the form on the website.
Hi Folks has links to other websites, whether owned or controlled by Hi Folks or by unrelated third parties. Hi Folks is not responsible for the privacy policies and practices of such linked websites.
Hi Folks may conduct surveys or other studies of its customer base for marketing and planning purposes. Participation is always optional. Where responses are to be publicly disclosed, users are notified at the time of the survey, and Hi Folks discloses only aggregate information about its users, never personal information identifying any specific individual. This may include sharing survey results with the site population, providing data to advertisers on user preferences or demographics, and publicising overall usage data in press communications.
Where surveys allow written comments and where Hi Folks advises users of the possibility at the time of the survey, Hi Folks reserves the right to disclose text information provided, provided that no personal information identifying that user is disclosed.
Hi Folks may change this Privacy Policy from time to time to reflect new legal or regulatory obligations, or in response to new data processing activities. Where the changes are significant, we may email our registered users with the new details. Any changes will be posted here and will be effective from the time they are communicated or, if required, once we have obtained your consent. We advise you to check back frequently.
Légal
Chez Hi Folks, nous voulons vous donner le plus de contrôle possible sur vos informations personnelles, y compris vos données d'inscription. Nous expliquons donc à nos utilisateurs comment nous sommes susceptibles d'utiliser les informations personnelles issues de leur accès au site Hi Folks et de leur utilisation de ses services.
Pour mener à bien ses activités, Hi Folks doit traiter des données personnelles relatives à des individus. Cela peut concerner des clients potentiels, des clients, des candidats, des journalistes, des fournisseurs, des investisseurs, des concurrents, d'anciens employés et toute autre personne avec qui l'organisation est en relation ou qu'elle peut être amenée à contacter.
Hi Folks s'engage à respecter les droits des personnes dont les données personnelles sont traitées. Le groupe s'engage à respecter les réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et les lois nationales des pays où il opère.
Cette déclaration de confidentialité décrit quelles données personnelles nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les conservons et les droits que vous pouvez exercer sur vos données. Elle s'applique à toutes les données personnelles transmises à Hi Folks via le site, par email, ou par tout autre moyen.
Le responsable du traitement des données personnelles est Émilie Grosjean.
Dans la mesure du possible, nous collectons les données personnelles directement auprès de la personne concernée. Il peut toutefois être nécessaire de les collecter auprès de tiers dans le cadre de relations futures (par exemple avec des clients ou des candidats).
De manière générale, nous pouvons être amenés à traiter tous types de données personnelles pour respecter les obligations légales ou réglementaires applicables, les standards de notre secteur et nos politiques, ainsi que pour des litiges ou la défense de nos droits. Cela inclut :
Vos données personnelles sont conservées dans nos systèmes uniquement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Elles sont supprimées dès qu'elles ne nous sont plus nécessaires et que toutes les obligations légales ont été remplies.
Nous conservons et utilisons vos données aussi longtemps que raisonnablement nécessaire pour exécuter nos accords ou étudier des offres, respecter nos obligations légales (comptables et fiscales notamment) et résoudre des litiges ou faire respecter nos accords. Vos données sont donc conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et jusqu'à 10 ans après.
Les formulaires de candidature (CV), notes d'entretien et références des candidats non retenus sont conservés 24 mois après la clôture du processus de recrutement. Si nous souhaitons rester en contact avec un candidat non retenu, nous demanderons son consentement pour conserver son CV dans notre vivier deux ans de plus.
Dans tous les cas, les données peuvent être conservées plus longtemps s'il existe une raison légale ou réglementaire, ou moins longtemps si la personne s'oppose au traitement et qu'il n'existe plus de finalité légitime de les conserver.
Hi Folks ne traite vos données personnelles que si au moins l'un de ces fondements s'applique :
Hi Folks ne partage pas vos données personnelles avec des tiers, sauf :
Conformément au RGPD, Hi Folks répondra dans les délais imposés à vos demandes d'exercice des droits suivants :
Hi Folks est transparent et vous fournit toute information relative au traitement de vos données via cette déclaration ou des notices spécifiques au moment de la collecte.
Vous avez le droit de demander une copie des données personnelles que Hi Folks détient sur vous. Une preuve d'identité peut être exigée avant de répondre.
Si les données que Hi Folks détient sur vous sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les mettre à jour ou de les corriger.
Vous avez le droit de demander à Hi Folks d'effacer vos données personnelles. Nous les supprimerons sans délai injustifié si nous n'avons aucune raison légale ou finalité légitime de continuer à les traiter.
Dans certains cas précis, vous avez le droit de demander à Hi Folks de limiter la façon dont nous traitons vos données.
Ce droit s'applique aux données que vous avez fournies à Hi Folks, sur la base du consentement ou pour l'exécution d'un contrat. Nous les fournirons dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, transmissible à un autre responsable, ou les transmettrons directement lorsque c'est techniquement possible.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ou sur l'intérêt public. Nous cesserons le traitement sauf si nous pouvons démontrer des motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts ou droits, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Lorsque votre consentement était requis, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Par exemple, vous pouvez cesser de recevoir notre newsletter en suivant les instructions de désinscription des emails.
Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente si vous estimez que le traitement de vos données enfreint cette politique ou le RGPD.
Vous pouvez exercer vos droits en envoyant une demande par email à raphael.cardon@hifolks.agency ou via le formulaire du site.
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